Курсы управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане

Описание курса

Курсы управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане разработаны для специалистов по документообороту, делопроизводителей, архивариусов, специалистов систем менеджмента качества, внутренних аудиторов, специалистов служб документационного обеспечения управления, руководителей подразделений и сотрудников, отвечающих за управление документированной информацией и архивное хранение документов.

Программа направлена на комплексное изучение современных методов управления документацией, организации документооборота, архивного дела, управления записями, подготовки документации к внутренним и внешним аудитам, а также обеспечения соответствия требованиям законодательства Республики Казахстан, международных стандартов и внутренних нормативных документов организации.

В процессе обучения слушатели освоят полный жизненный цикл документа — от создания и регистрации до архивного хранения и уничтожения, научатся организовывать эффективную систему управления документированной информацией, контролировать ведение записей, обеспечивать сохранность документов, формировать номенклатуру дел и проводить внутреннюю оценку состояния документационного обеспечения управления.

Особое внимание уделяется практической работе с документацией, анализу типичных нарушений, подготовке организаций к проверкам государственных органов, сертификационным аудитам и внутренним проверкам систем менеджмента.

Курсы управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане позволяют сформировать профессиональные компетенции по эффективному управлению документацией, минимизации рисков потери информации и обеспечению соответствия требованиям законодательства и корпоративных стандартов.

Для кого предназначен курс

• Специалистов по документообороту.
• Делопроизводителей.
• Архивариусов.
• Специалистов служб документационного обеспечения управления.
• Специалистов систем менеджмента качества.
• Внутренних аудиторов.
• Руководителей подразделений.
• Специалистов по внутреннему контролю.
• Административных работников.
• Руководителей организаций.
• Всех специалистов, отвечающих за управление документацией и архивное хранение.

Модуль 1. Основы управления документированной информацией

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане слушатели изучат основные принципы управления документированной информацией.

• Понятие документа и записи.
• Документированная информация.
• Жизненный цикл документа.
• Юридическая значимость документов.
• Виды документов.
• Управление документами.
• Управление записями.
• Ответственность за ведение документации.
• Прослеживаемость документов.
• Современные подходы к управлению информацией.

Практическая часть

• Анализ жизненного цикла документов организации.
• Определение видов документированной информации.

Модуль 2. Законодательные требования Республики Казахстан

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане участники изучат нормативные требования к документации и архивному делу.

• Законодательство Республики Казахстан.
• Нормативные требования к документообороту.
• Архивное законодательство.
• Государственные стандарты оформления документов.
• Сроки хранения документов.
• Передача документов в архив.
• Уничтожение документов.
• Ответственность за нарушения.
• Проверки государственных органов.
• Документальное подтверждение деятельности организации.

Практическая часть

• Определение сроков хранения различных видов документов.
• Проверка соответствия документации требованиям законодательства.

Модуль 3. Организация документооборота

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане слушатели освоят методы построения эффективной системы документооборота.

• Организация документооборота.
• Создание документов.
• Регистрация документов.
• Классификация документации.
• Систематизация документов.
• Маршруты согласования.
• Контроль исполнения.
• Электронный документооборот.
• Актуализация документации.
• Управление версиями документов.

Практическая часть

• Разработка схемы документооборота организации.
• Анализ существующих процессов документооборота.

Модуль 4. Управление записями и учетной документацией

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане участники изучат требования к ведению учетных записей и обеспечению достоверности информации.

• Документы и записи.
• Регистрационные журналы.
• Реестры документов.
• Ведомости учета.
• Контроль полноты записей.
• Проверка достоверности данных.
• Анализ учетной информации.
• Прослеживаемость записей.
• Исправление ошибок.
• Контроль актуальности данных.

Практическая часть

• Анализ журналов регистрации.
• Проверка полноты и корректности учетных записей.

Модуль 5. Архивное дело и организация хранения документов

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане слушатели освоят правила формирования архивного фонда организации.

• Организация архивного хранения.
• Формирование дел.
• Номенклатура дел.
• Подготовка документов к архивному хранению.
• Передача документов в архив.
• Архивные описи.
• Условия хранения документов.
• Сроки хранения.
• Экспертиза ценности документов.
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Практическая часть

• Формирование архивного дела.
• Подготовка документов к архивному хранению.

Модуль 6. Контроль хранения и защита документированной информации

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане участники научатся обеспечивать сохранность документов и защиту информации.

• Защита документов.
• Ограничение доступа.
• Конфиденциальность информации.
• Контроль выдачи архивных документов.
• Учет движения документов.
• Защита бумажных архивов.
• Защита электронных документов.
• Предотвращение утраты информации.
• Резервное хранение.
• Управление рисками.

Практическая часть

• Разработка процедуры контроля доступа.
• Анализ рисков утраты документации.

Модуль 7. Подготовка документации к проверкам и аудитам

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане слушатели изучат порядок подготовки документации к внутренним и внешним проверкам.

• Внутренние проверки.
• Внешние аудиты.
• Подготовка документов.
• Проверка полноты документации.
• Анализ архивных записей.
• Типовые несоответствия.
• Документальное подтверждение процессов.
• Прослеживаемость документов.
• Подготовка доказательной базы.
• Работа с замечаниями аудиторов.

Практическая часть

• Подготовка комплекта документов к аудиту.
• Анализ типичных несоответствий.

Модуль 8. Совершенствование системы управления документацией

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане участники освоят методы постоянного совершенствования документационных процессов.

• Оценка эффективности документооборота.
• Анализ процессов.
• Выявление проблем.
• Управление несоответствиями.
• Корректирующие действия.
• Предупреждающие действия.
• Актуализация инструкций.
• Повышение дисциплины ведения документации.
• Цифровизация документооборота.
• Лучшие практики управления документацией.

Практическая часть

• Разработка плана совершенствования системы управления документацией.
• Подготовка корректирующих мероприятий.

Модуль 9. Итоговый практикум

Во время обучения на курсах управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане каждый слушатель выполняет комплексную практическую работу по организации системы управления документацией.

• Анализ документации организации.
• Формирование номенклатуры дел.
• Проверка регистрационных журналов.
• Подготовка документов к архивному хранению.
• Подготовка комплекта документов к аудиту.
• Проверка соблюдения сроков хранения.
• Выявление несоответствий.
• Разработка корректирующих мероприятий.
• Подготовка итогового отчета.
• Итоговое тестирование.

Практическая часть

• Выполнение комплексного проекта по организации системы управления документацией: анализ документооборота организации, формирование номенклатуры дел, проверка журналов регистрации и учетных записей, подготовка архивных документов, разработка процедур контроля документированной информации, оценка соответствия требованиям законодательства Республики Казахстан, внутренних нормативных документов и международных стандартов, а также подготовка рекомендаций по совершенствованию системы управления документацией.

Результаты обучения

После окончания курсов управление документацией, архивное дело и соответствие требованиям по документообороту и хранению записей в Астане выпускники смогут:

• организовывать современную систему управления документацией в организации;
• разрабатывать и внедрять эффективный документооборот;
• формировать и вести номенклатуру дел;
• организовывать архивное хранение документов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан;
• обеспечивать сохранность, конфиденциальность и прослеживаемость документированной информации;
• управлять регистрацией документов, журналами учета и официальными записями;
• готовить документацию к внутренним аудитам, внешним проверкам и инспекциям;
• выявлять несоответствия и разрабатывать корректирующие мероприятия;
• анализировать эффективность системы управления документацией и архивного хранения;
• минимизировать риски утраты документов, нарушения сроков хранения и несоответствия требованиям законодательства и внутренних процедур.

Формат обучения

• Теоретические занятия.
• Практические занятия.
• Работа с нормативными документами.
• Анализ реальной документации организаций.
• Решение ситуационных задач.
• Практикумы по архивному делу.
• Разбор кейсов по подготовке к аудитам и проверкам.
• Индивидуальные консультации преподавателя.
• Итоговый практикум.
• Итоговое тестирование.

Дополнительные материалы

Участники получают:

• методические материалы;
• образцы документов по документообороту;
• шаблоны номенклатуры дел;
• формы регистрационных журналов и реестров;
• чек-листы внутреннего аудита документации;
• шаблоны архивных описей;
• образцы процедур управления документированной информацией;
• практические кейсы по архивному делу и документообороту;
• электронные учебные материалы;
• нормативные материалы Республики Казахстан по делопроизводству, архивному делу и управлению документированной информацией.

Формат итогового документа

По окончании обучения выдается:

• сертификат;
• удостоверение о повышении квалификации.