Курс архивное дело и номенклатура дел в Астане

Описание курса

Курс архивное дело и номенклатура дел в Астане разработан для архивариусов, делопроизводителей, специалистов по документообороту, секретарей, офис-менеджеров, работников кадровых служб, специалистов служб документационного обеспечения управления, административных работников и сотрудников, ответственных за организацию хранения документов в государственных и коммерческих организациях.

Программа курса направлена на комплексное изучение требований законодательства Республики Казахстан в сфере архивного дела, организации архивного хранения документов, формирования номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности документов, определения сроков хранения, подготовки архивных описей, организации работы экспертной комиссии и подготовки документов к передаче в архив или уничтожению.

В процессе обучения слушатели изучат современные требования к организации архивов организаций, научатся разрабатывать внутренние нормативные документы, обеспечивать сохранность архивных фондов, вести учет архивных документов, организовывать исполнение архивных запросов, формировать архивные дела и соблюдать требования государственных органов при хранении документации.

Особое внимание уделяется практической работе с архивной документацией, разработке номенклатуры дел, составлению описей, проведению экспертизы ценности документов, подготовке актов о выделении документов к уничтожению и организации эффективной системы архивного хранения.

Курс архивное дело и номенклатура дел в Астане позволяет получить профессиональные знания и практические навыки, необходимые для организации архивного дела в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан и современными стандартами документационного обеспечения управления.

Для кого предназначен курс

• Архивариусов.
• Делопроизводителей.
• Специалистов по документообороту.
• Секретарей.
• Офис-менеджеров.
• Работников кадровых служб.
• Специалистов служб документационного обеспечения управления.
• Административных работников.
• Руководителей подразделений.
• Сотрудников, ответственных за архив организации.
• Всех специалистов, работающих с архивными документами.

Модуль 1. Нормативно-правовые основы архивного дела

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане слушатели изучат требования законодательства Республики Казахстан, регулирующие архивное хранение документов.

• Законодательство Республики Казахстан в сфере архивного дела.
• Нормативно-методические документы.
• Государственные требования к архивному хранению.
• Правовое регулирование документооборота.
• Основные термины архивного дела.
• Архивный фонд организации.
• Ответственность за нарушение требований законодательства.
• Документы постоянного и временного хранения.
• Организация государственного контроля.
• Современные требования к архивной деятельности.

Практическая часть

• Анализ нормативных документов.
• Разбор требований законодательства к архивному хранению.

Модуль 2. Организация архива организации

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане участники освоят порядок создания и функционирования архива организации.

• Архив организации.
• Виды архивов.
• Структура архивной службы.
• Организация работы архива.
• Положение об архиве.
• Должностные инструкции.
• Назначение ответственного лица.
• Планирование архивной работы.
• Организация документооборота архива.
• Внутренние регламенты.

Практическая часть

• Разработка положения об архиве.
• Подготовка приказа о назначении ответственного за архив.

Модуль 3. Организация хранения и учета архивных документов

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане слушатели изучат требования к обеспечению сохранности архивных документов.

• Требования к архивным помещениям.
• Архивное оборудование.
• Температурно-влажностный режим.
• Размещение архивных документов.
• Учет архивных фондов.
• Проверка наличия документов.
• Контроль физического состояния документов.
• Организация информационно-справочного аппарата.
• Обеспечение сохранности документов.
• Управление архивным фондом.

Практическая часть

• Организация системы учета архивных документов.
• Проверка условий хранения архивного фонда.

Модуль 4. Работа с архивными документами

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане участники научатся организовывать использование архивных документов и исполнение запросов.

• Исполнение архивных запросов.
• Архивные справки.
• Архивные копии.
• Архивные выписки.
• Выдача документов.
• Изъятие документов.
• Поиск архивной информации.
• Использование архивных документов.
• Информационно-справочная работа.
• Организация доступа к архивной информации.

Практическая часть

• Подготовка архивной справки.
• Оформление архивной копии документа.

Модуль 5. Формирование дел и передача документов в архив

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане слушатели освоят порядок подготовки документов к архивному хранению.

• Текущее хранение документов.
• Формирование дел.
• Систематизация документов.
• Оформление дел.
• Проверка полноты документов.
• Передача дел в архив.
• Требования к оформлению архивных дел.
• Подготовка документов к хранению.
• Контроль формирования дел.
• Документирование передачи документов.

Практическая часть

• Формирование архивного дела.
• Подготовка дел к передаче в архив.

Модуль 6. Экспертиза ценности документов

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане участники изучат методы определения сроков хранения документов и проведения экспертизы их ценности.

• Экспертиза ценности документов.
• Анализ содержания документов.
• Критерии оценки.
• Перечни документов со сроками хранения.
• Определение сроков хранения.
• Отбор документов.
• Документы постоянного хранения.
• Документы временного хранения.
• Контроль сроков хранения.
• Подготовка материалов экспертной комиссии.

Практическая часть

• Определение сроков хранения различных документов.
• Анализ практических ситуаций.

Модуль 7. Организация работы экспертной комиссии

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане слушатели научатся организовывать деятельность экспертной комиссии организации.

• Создание экспертной комиссии.
• Полномочия комиссии.
• Организация заседаний.
• Подготовка повестки.
• Протокол заседания.
• Решения экспертной комиссии.
• Документирование деятельности.
• Согласование результатов экспертизы.
• Контроль исполнения решений.
• Архивное оформление документов комиссии.

Практическая часть

• Подготовка протокола заседания экспертной комиссии.
• Разработка комплекта документов комиссии.

Модуль 8. Составление описей архивных дел

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане участники освоят правила оформления архивных описей.

• Описи дел постоянного хранения.
• Описи дел временного хранения.
• Правила оформления описей.
• Систематизация архивных дел.
• Проверка полноты оформления.
• Архивные индексы.
• Регистрация описей.
• Контроль качества оформления.
• Архивные реестры.
• Подготовка описей к утверждению.

Практическая часть

• Составление описи архивных дел.
• Проверка правильности оформления описей.

Модуль 9. Номенклатура дел организации

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане слушатели подробно изучат разработку и ведение номенклатуры дел.

• Понятие номенклатуры дел.
• Виды номенклатуры.
• Методика разработки.
• Формирование заголовков дел.
• Индексация дел.
• Определение сроков хранения.
• Заполнение граф номенклатуры.
• Согласование и утверждение.
• Внесение изменений.
• Гибридные и электронные дела.

Практическая часть

• Разработка номенклатуры дел организации.
• Анализ правильности формирования разделов номенклатуры.

Модуль 10. Подготовка документов к уничтожению

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане участники изучат порядок законного уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

• Основания для уничтожения документов.
• Документы с истекшими сроками хранения.
• Подготовка акта о выделении документов к уничтожению.
• Согласование уничтожения.
• Документальное оформление процедуры.
• Контроль соблюдения требований законодательства.
• Организация уничтожения документов.
• Конфиденциальность информации.
• Подтверждение факта уничтожения.
• Управление рисками.

Практическая часть

• Подготовка акта о выделении документов к уничтожению.
• Проверка правильности оформления документов.

Модуль 11. Итоговый практикум

Во время обучения на курсе архивное дело и номенклатура дел в Астане каждый слушатель выполняет комплексную практическую работу по организации архивного дела.

• Формирование архивного дела.
• Разработка номенклатуры дел.
• Составление архивных описей.
• Определение сроков хранения.
• Подготовка архивных справок.
• Оформление документов экспертной комиссии.
• Подготовка акта о выделении документов к уничтожению.
• Анализ архивной документации.
• Подготовка итогового проекта.
• Итоговое тестирование.

Практическая часть

• Выполнение комплексного проекта по организации архивного дела: разработка номенклатуры дел, формирование архивных дел, составление описей, проведение экспертизы ценности документов, определение сроков хранения, подготовка архивных справок, организация работы экспертной комиссии, оформление документов для передачи в архив и уничтожения, а также разработка рекомендаций по совершенствованию системы архивного хранения в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

Результаты обучения

После окончания курса архивное дело и номенклатура дел в Астане выпускники смогут:

• организовывать архив организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан;
• разрабатывать и вести номенклатуру дел;
• формировать, оформлять и учитывать архивные дела;
• определять сроки хранения документов и проводить экспертизу их ценности;
• составлять архивные описи, архивные справки, копии и выписки;
• организовывать передачу документов на архивное хранение и законное уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• создавать и сопровождать работу экспертной комиссии;
• обеспечивать сохранность архивных документов и контроль условий их хранения;
• организовывать исполнение архивных запросов и информационно-справочную работу;
• минимизировать риски нарушения требований законодательства Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

Формат обучения

• Теоретические занятия.
• Практические занятия.
• Работа с архивной документацией.
• Решение ситуационных задач.
• Разбор практических кейсов.
• Практикумы по формированию архивных дел.
• Индивидуальные консультации преподавателя.
• Самостоятельная работа.
• Итоговый практикум.
• Итоговое тестирование.

Дополнительные материалы

Участники получают:

• методические материалы;
• образцы номенклатуры дел;
• шаблоны архивных описей;
• формы архивных справок, копий и выписок;
• образцы актов о выделении документов к уничтожению;
• шаблоны документов экспертной комиссии;
• чек-листы по организации архивного хранения;
• практические кейсы по архивному делу;
• электронные учебные материалы;
• нормативные материалы Республики Казахстан по архивному делу, делопроизводству и документационному обеспечению управления.

Формат итогового документа

По окончании обучения выдается:

• сертификат;
• удостоверение о повышении квалификации.